Agefodd: gestione centro di formazione

Manuale utente rev. 1

“Modulo AGEFODD - Gestione Centro di Formazione”

Versione del modulo: 4.3.9+3.9.0

Versione di Dolibarr supportate: >= 18.0.x

Data ultimo aggiornamento: 28 Giugno 2024

Autori: ATM Consulting / Diciannove Soc. Coop.

Introduzione

Il modulo AGEFODD - GESTIONE CENTRO DI FORMAZIONE è il modulo sviluppato da ATM Consulting e poi personalizzato e rivisto da Coop19 per adattarlo alle esigenze dei clienti italiani. Il modulo sviluppato per Dolibarr ERP & CRM consente alle aziende italiane di gestire la propria organizzazione che eroga corsi di formazione di qualsiasi genere, informatizzando la gestione dei partecipanti, dei docenti, delle relative sessioni, del calendario e della generazione delle lettere di incarico e degli attestati.

Installazione del modulo in Dolibarr ERP&CRM

Dopo aver scaricato il pacchetto contenente il Modulo AGEFODD, il contenuto va copiato nella cartella “/custom” all’interno della directory principale di Dolibarr ERP&CRM.

Effettuata questa operazione il modulo va attivato dalla pagina Impostazioni → Moduli/Applicazioni.

Nota 1: dopo aver copiato il modulo nella cartella “/custom”, se esso non risulta ancora visibile nell’elenco dei moduli, è necessario attivare nel file di configurazione di Dolibarr ERP&CRM le due direttive seguenti:

$dolibarr_main_url_root_alt

$dolibarr_main_document_root_alt

eliminando le “//” iniziali e compilando con il percorso corretto.

In un’installazione Dolibarr ERP&CRM eseguita a partire da files zip o tar.gz, il file di configurazione chiamato conf.php è all’interno della cartella htdocs/conf/.

Per ulteriori informazioni consultare il link: https://wiki.dolibarr.org/index.php/FAQ_Custom_module_install

Nota 2: è necessario effettuare il login al sistema con un account avente privilegi di “Super amministratore” per poter accedere alla pagina delle Impostazioni.

Configurazione del modulo

Il modulo AGEFODD contiene una serie di configurazioni che consentono di personalizzare ogni singolo oggetto introdotto nel gestionale: Corso, Sessione, Partecipante, Docente, Iscrizione al corso. Le configurazioni presenti, infatti, permettono di decidere quali campi utilizzare per ogni oggetto in modo tale da non dover utilizzare quei campi ritenuti non utili alla gestione delle informazioni della propria organizzazione.

Le configurazioni del modulo sono tutte spiegate nell'icona apposta "i" e la tab dove effettuare l'attivazione dei campi di ogni oggetto è Opzioni Extra.

Gestioni dati iniziali: sedi e docenti

Gestione delle sedi

La sede di una sessione identifica il luogo dove viene tenuta la lezione. Tale luogo può essere un'aula o un luogo oppure (per i corsi ONLINE) si tende ad utilizzare una sede denominata ONLINE.

Creazione Nuova Sede

Dal menù Formazione -> Gestione Sedi --> Nuova Sede è possibile inserire una nuova sede. La sede è identificata dai seguenti campi:

Il campo Rif (AU_01). è un codice che identifica la sede, mentre il campo Nome rappresenta l'identificazione estesa della sede (Es. Aula rossa).

La sede deve essere attribuita ad un soggetto terzo che nella maggior parte dei casi coinciderà con la nostra organizzazione.

Elenco sessioni della sede

Dalla tab "Sessioni di formazione" della sede è possibili visualizzare le sessioni svolte o in programma e creare anche una nuova sessione tramite l'apposito bottone:

Gestione dei docenti

I docenti del sistema sono coloro che sono deputati a svolgere la sessione di formazione come insegnante. Il docente nel sistema è un elemento creato appositamente dal modulo Formazione ed è collegato all'elemento soggetto terzo del gestionale.

La sua scheda è semplice, poichè numerosi campi poi sono già presenti nella scheda del soggetto terzo.

I docenti vengono prima inseriti nel corso tramite la relativa tab "Docenti" presente nella scheda del corso e poi assegnati alla singola sessione tramite l'apposita tab "Docenti" presente nella scheda della sessione. Quando si assegna il docente alla sessione è possibile indicare anche la relativa tariffa come mostrato nella seguente immagine.

Creazione nuovo docente

Per creare un nuovo docente è necessario svolgere 2 azioni. A partire dalla voce di menù: Formazione -> Gestione Docenti -> Nuovo docente

La prima azione richiede la creazione del soggetto terzo come FORNITORE e può essere eseguita premendo sul link "Nuovo fornitore" (link blu immagine precedente).

Viene presentato il seguente form dove devono essere compilate le informazioni principali in grassetto:

Dopo aver inserito il fornitore è necessario tornare sulla pagina di creazione nuovo docente (Formazione -> Gestione Docenti -> Nuovo docente), selezionare dalla tendina proposta il fornitore appena inserito e premere sul bottone SALVA.

Scheda del docente

La scheda del docente presenta i seguenti campi, mentre il resto delle informazioni è contenuta nella scheda del fornitore raggiungibile dal bottone MODIFICA.

Come per le sedi, la tab "Sessione di formazione" mostra le sessioni in cui il docente è inserito come insegnante.

Utilizzo e funzionalità del modulo

Il modulo Agefodd consente di gestire una struttura a 3 livelli come mostrato nella figura seguente:

Il corso di formazione rappresenta l'elemento principale al quale vengono collegate le sessioni di formazione (come se fossero le edizioni del corso). Ogni sessione è identificata da una data di inizio e di fine e può avere n docenti assegnati, oltre che una sede in cui il corso viene erogato. Per ogni sessione viene definita un calendario di lezioni con date e orari puntuali. I partecipanti effettuano SEMPRE l'iscrizione alla singola sessione di formazione e non vengono mai iscritti direttamente al corso di formazione.

Corso di formazione

La scheda del corso di formazione è la seguente:

Il corso viene identificato da tipologia (CORSO / LEZIONE PRIVATA) e da una modalità (IN PRESENZA / ONLINE / MISTO) e tali informazioni vengono evidenziate nel banner in alto. Il campo titolo, il campo rif e la Unita didattiche (chiamato anche durata) sono gli altri campi obbligatori del corso.

Il campo "Rif" viene attribuito in maniera automatica dal sistema e tendenzialmente non viene mai modificato.

Quando si inserisce un corso con modalità ONLINE sarà necessario compilare il campo Link online ed eventualmente il campo Informazioni link online per fornire tutte le informazioni necessarie ai partecipanti. Il campo Link online è poi presente anche sulla singola sessione, in quanto ogni edizione del corso può avere piattaforme web differenti.

Tramite l'apposita tab "Docenti" possiamo assegnare i docenti che terranno le singole lezioni dei corsi. I docenti andranno poi assegnati alla singole sessioni: esiste una configurazione che consente di limitare l'aggiunta di docenti alle sessioni ai soli docenti assegnati precedentemente al corso.

Nelle scheda del corso, infine, è possibile definire le unità di didattiche (durata della singola UD configurabile dalle impostazioni del modulo) e tale valore viene poi riportato sulle sessioni quando esse vengono create a partire dal corso.

La configurazione per le UD è la seguente:

Solitamente dopo aver creato il corso si inseriscono le varie sessioni definendo le date di inizio e fine poi il calendario di ogni sessione.

Sessione di formazione

La scheda della sessione di formazione è la seguente:

Nella parte superiore della pagina vengono presentati i dati della sessione e alcuni dati del corso a cui fa riferimento. Ogni sessione è sempre agganciata ad un corso di formazione ed è identificata da un codice di riferimento Rif., da una categoria (A1.1, A1.2 ecc ecc) e da una durata in termini di Unità Didattiche (oppure di ore). È importante compilare tutti i campi della scheda sessione in quanto molti valori sono riportati sui PDF degli attestati e conferma partecipazione al corso.

La sessione, inoltre, è identificata da uno stato ben preciso (a differenza del corso che ha solo lo stato ATTIVO e ARCHIVIATO). Lo stato della sessione va gestito a mano tramite appositi pulsanti oppure come campo nella modifica della scheda sessione.

I bottoni (pianificata, confermata, in corso, completata, non realizzata, archiviata) presenti nella scheda consentono di modificare in maniera rapida lo stato della sessione.

Il bottone "Cambia corso" viene utilizzato (con molta attenzione) per spostare una sessione da un corso ad un altro. Ovviamente nel caso di cambio corso vengono spostati anche i relativi partecipanti iscrizzi alla sessione.

Nella parte inferiore della pagina, infine, sono mostrati i docenti, i partecipanti e il calendario della sessione se definito in modo da avere un quadro completo della sessione già a partire dalla sua scheda principale.

Calendario della sessione

Tramite la tab "Calendario" è possibile definire le date e gli orari delle singole lezioni. La pagina presenta diverse metodologie per inserire le date e gli orari:

1. creazione da template: a partire da un template predefinito e configurato nelle impostazioni del modulo viene proposto l'inserimento di n lezioni
2. creazione da data a data: si impostano i giorni puntuali di un periodo preciso
3. creazione personalizzata: si definisce il singolo giorno, la data di inizio e di fine

Nella parte superiore della pagina viene mostrato il riepilogo delle lezioni già calendarizzate ed è possibile modificare la data di inizio e fine della sessione

Il sistema effettua 2 controlli precisi:

1. Il numero di Unità Didattiche (oppure di ore) deve corrispondere al numero definito nella scheda sessione
2. Le lezioni devono essere calendarizzate all'interno delle date di inizio e fine sessione

Nel caso un controllo fallisca viene mostrato il relativo warning che avviso l'operatore.

Iscrizione partecipanti alla sessione

Il partecipante alla sessione viene aggiunto dalla relativa tab "Partecipanti" presente nella scheda sessione. La pagina consente di aggiungere partecipanti in 2 diversi modalità tramite i due bottoni presente a destra:

1. Aggiungi partecipante esistente: viene presentato un form che effettua la ricerca tra i partecipanti già inseriti nel gestionale
2. Crea nuovo partecipante: si passa alla pagina di registrazione NUOVO PARTECIPANTE che nella parte finale consente la gestione del pagamento e l'iscrizione alla sessione da cui si è partiti. Vedi immagine seguente.

Ogni partecipante viene aggiunto alla sessione e presenta uno stato: tale stato può essere utilizzato per gestire i partecipanti "interessati" al corso che non hanno ancora svolto l'iscrizione e il pagamento e che quindi possono essere ricontattati per cercare di convinverli ad iscriversi al corso.

Gestione dei pagamenti anticipati

Sempre nella tab "Partecipanti" è possibile gestire i pagamenti anticipati dei corsi. Dopo aver abilitato la relativa configurazione presente nel modulo "AGF_ENABLE_PRE_PAYMENT", è possibile inserire i pagamenti slegati dalla fatturazione per tutti quei corsi in cui è necessario pagare all'atto dell'iscrizione.

1. Colonne che mostrano i dati dei pagamenti già inseriti con: importo, tipologia e data di verifica/pagamento
2. Icona $ con link per inserire un nuovo pagamento: consente di gestire l'incasso (contanti / carta di credito / bonifico) di acconto e/o di saldo per l'iscrizione tramite l'apposita pagina di registrazione del "Pagamento Vario"
3. Importo del pagamento già inserito: è un link che porta alla pagina di modifica del pagamento
4. Icona "aggiorna/refresh" per modificare lo stato "verificato" ed inserire la data di verifica

La pagina di inserimento nuovo pagamento e di modifica pagamento sono molto simili e vengono mostrate nelle immagini seguenti:

Documenti corso

La tab "Documenti corso" presente nella scheda della sessione consente di generare file PDF relativi alla singola sessione come il programma, il foglio presenza per la raccolta delle firme dei partecipanti in presenza e la lettera di incarico al docente.

Ogni documento può poi essere inviato tramite email ai partecipanti (o al docente).

Se si desidera inviare uno o più documenti di qualsiasi tipo ai partecipanti del corso, si può seguire questa procedura:

• selezionare la tab DOCUMENTI CORSO della singola sessione
• premere sull'icona "Lettera Bianca"

• si finirà nella pagina per l'invio massivo di email ai partecipanti dove si possono selezionare i vari partecipanti e modificare oggetto e testo della comunicazione.

Documenti partecipanti

In questa pagina è possibile generare i documenti generici per i partecipanti come la lettera di convocazione, l'email associata al messaggio di benvenuto e l'email di fine corso.

Scadenza attestati

La pagina "Scadenza attestati" consente di gestire i dati degli attestati potendo generare il codice univoco dell'attestato e le varie date di scadenza e di relativo alert. Nella pagina poi viene mostrato il relativo PDF con o senza programma allegato. Il codice di certificato deve essere univoco.

PDF Attestati e certificati

La pagina "PDF Attestati e certificati" consente di generare i files PDF degli attestati (tramite l'icona +) e di inviare il relativo documento tramite email al singolo partecipante o all'azienda a cui il singolo partecipante è collegato (al momento dell'iscrizione al corso).

I bottoni in fondo alla pagina consentono la generazione massiva dei PDF e l'invio massivo tramite email.

Per poter gestire la generazione dei files è necessario disporre del relativo permesso utente "Crea ed elimina i documenti PDf del corso, gli attestati e i certificati del partecipante".

I tipi di documento (attestati, conferme partecipazioni, certificati) sono configurabili dalle impostazioni del modulo di Formazione.

Creazione fattura delle sessioni svolte

La fatturazione delle iscrizioni alle sessioni può avvenire tramite 2 differenti modalità.

1. Fatturazione diretta singola

Dalla tab "Partecipanti" della singola sessione, ogni riga della tabella iscritti presenta un bottone "CREA FATTURA" che consente la generazione della fattura per singolo partecipante.

Quando è attiva l'opzione di gestione dei pagamenti prima dell'emissione della fattura, nella pagina vengono mostrati:

• i partecipanti con relativo stato delle conferma (potenziale cliente, accordo verbale, confermato, presente, assente ecc. ecc.)
• l'indirizzo email dei partecipanti
• l'importo totale del pagamento con i dettagli delle date di verifica di tale pagamento
• il bottone per creare la fattura singola
• l'icona $ consente di inserire un nuovo pagamento (acconto o saldo)

Premendo il bottone "Crea fattura" viene mostrato un popup che consente di scegliere le informazioni relative alla fattura che si sta generando relative a:

1. cliente a cui intestare la fattura
2. metodo di pagamento
3. termini di pagamento
4. conto di accredito
5. servizio / prodotto predefinito da aggiungere in riga
6. relative descrizione di riga
7. importo netto
8. % iva

Inoltre, è presente un checkbox che consente di convalida la fattura e di inserire il relativo pagamento collegato appunto alla fattura.

2. Fatturazione massiva

Dalla pagina "Elenco Iscrizioni" nel menù "Partecipanti" è possibile creare una fattura cumulativa con all'interno corsi/sessioni diversi e partecipanti diversi intestata ad un unico cliente. Tramite questa modalità quindi è possibile:

• emettere un'unica fattura a un'azienda che ha iscritto n partecipanti ai corsi
• emettere un'unica fattura a un partecipante che ha partecipato a n corsi

Esempio: fattura unica all'azienda "Venchi SPA" di un corso specifico:

L'azione massiva consente di generare una fattura unica con n righe, una per partecipante potendo attribuire a ciascuna riga un costo specifico e un prodotto/servizio predefinito, oltre che una descrizione dettagliata della singola riga. Il popup proposto è del tutto simile a quello proposto in fase di generazione di fattura singola visto in precedenza, ma si ripetono le informazioni per ogni riga di fattura.

Quando si crea una fattura con i pagamenti già inseriti (è attiva quindi l'opzione di gestione dei pre pagamenti):

• viene proposto come importo di riga della fattura la somma dei pagamenti di tipo CARTA DI CREDITO e BONIFICO BANCARIO, escludendo i pagamenti in contanti. È presente un avviso specifico nel popup di creazione fattura.
• i pagamenti già presenti vengono legati alla fattura e la fattura è in stato PAGATA.

Quando si crea una fattura senza pagamenti:

• i pagamenti devono essere inseriti dopo la convalida tramite il bottone REGISTRA PAGAMENTO
• è possibile classificare come PAGATA una fattura senza inserire i pagamenti puntuali (tramite il bottone CLASSIFICA COME "PAGATA")

Gestione prodotti / servizi predefiniti

Il sistema consente di gestire anche la vendita e l'acquisto di prodotti e servizi predefiniti con i relativi prezzi di vendita e prezzi di acquisto.

Per aggiungere un nuovo prodotto, dal menu principale selezionare la voce "PRODOTTO | SERVIZI" e poi premere sul menù laterale "Nuovo Prodotto". Verrà presentata la scheda del prodotto dove occurre inserire un codice univoco del prodotto (Rif. Prodotto) e un nome (Titolo), poi è sufficiente indicare se il prodotto è "In vendita" e "Acquistabile"

Per aggiornare il prezzo di vendita, poi dalla tab "PREZZI DI VENDITA" premere sul pulsante AGGIORNAMENTO PREZZO PREDEFINITO e compilare il form sottostante:

Nel caso si voglia ottenere un prezzo lordo specifico impostare nel campo "Prezzo base" il valore IVA inclusa e il sistema provvederà a calcolare il relativo prezzo netto.

Selezionado poi il prodotto da mettere in fattura la situazione è la seguente

DA FINIRE!!!!

Altre informazioni utili per la gestione del sistema:

- Modulo utenti: Gestione utenti / gruppi e relativi permessi

- Modulo Log Email